카페를 운영한다는 것은 생각하는 것보다 훨씬 신경써야하는 업무들이 많습니다. 근무기간이 오래된 경력자라면 다양한 업무들도 능숙하게 할 수 있지만, 새로 입사한 직원에게 교육을 할 때면 뭐부터 설명을 해줘야하는지 막막해지기도 합니다. 간혹 직원마다 일하는 방식이 달라 교육해주는 내용이 날마다 달라지기도 하여 새로 교육을 받는 사람으로서 혼란이 생기기도 합니다. 이러한 문제들을 바로잡고 모든 직원들이 통일성 있게 업무를 진행하도록 만들어 주는 것이 바로 ‘카페운영매뉴얼’입니다. ‘카페운영매뉴얼’이라고 하면 단순이 카페메뉴를 만드는 방법을 순서대로 정리한 것이라고 생각할 수 있지만, 전혀 다릅니다. ‘카페운영매뉴얼’은 카페메뉴의 레시피는 물론 매장운영에 관한 모든 것들의 작동법, 사용법, 관리법 등을 세세하게 기입한 것입니다. 경력자든 초보자든 ‘카페운영매뉴얼’에 익숙해지면 모든 직원들이 동일한 방법으로 근무를 할 수 있게 되는 장점이 있습니다. 똑! 소리나는 카페운영을 위한 ‘카페운영매뉴얼’의 제작방법을 알아보겠습니다.
 

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1. 카페의 모든 과정을 한 번에 정리하는 것 보다 파트별로 나누는 것이 더 효율적이다.



‘카페운영매뉴얼’을 만드는 방법은 일단 크게 파트별로 구분하는 것부터 시작됩니다. 오픈, 마감으로 나누고 음료 레시피는 별도로 만듭니다. 카페운영에 대한 모든 것을 한 번에 만들어 보는 것 보다 이처럼 분류하여 만드는 것이 추후 찾아보기도 쉽고, 관리하기도 편리합니다. 오픈매뉴얼에는 포스작동, 매장內 기계작동, 매장 청소, 조리 기물 정리 및 배치, 발주 물품 재고파악을 포함 시키고, 마감매뉴얼에는 기물세척, 기계마감(머신별 청소방법), 서비스테이블 정리, 쓰레기통 정리·세척, 매장 청소, 포스마감 등을 포함시킬 수 있습니다. 물론 매장에 따라 포함시킬 항목은 조정하면 됩니다. 음료매뉴얼의 경우에는 사용하는 잔의 종류, 계량스푼 종류, 용량, 사용 머신, 음료 제공 후 머신 세척 등 처음 음료를 만드는 순간부터 세척까지 순서대로 작성합니다.

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2. 해당 업무의 동작 순서대로 사진을 첨부하라.



단순히 글로만 설명을 해 놓게 되면 이해가 어려울 수 있습니다. 누가 보더라도 이해할 수 있도록 동작에 대한 사진들을 함께 첨부하는 것이 좋습니다. 사진첩을 만드는 것이 아니기에 사용되는 사진은 아주 예쁘지 않아도 괜찮습니다. 다만, 상세한 설명에 맞게 구분 동작으로 촬영합니다. 예를 들어 포스(POS)의 작동법을 설명한다면 OFF되어 있는 것부터 전원버튼, ON화면, 시재입금화면을 순서대로 첨부합니다.
 

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3. 결과가 아닌 과정이 중요하다.



카페메뉴 레시피로 예를 들어 보겠습니다. ‘아메리카노를 만들 때는 컵에 뜨거운 물을 넣고, 에스프레소를 넣는다.’라고만 적혀있다면 직원마다 아메리카노의 맛이 달라질 것입니다. 매뉴얼을 작성할 땐 ‘아메리카노를 만들 때는 머그잔에 뜨거운 물 200ml를 넣고, 갓 추출한 에스프레소 30ml를 넣는다.’처럼 어떤 컵에, 얼마의 양을, 어떻게 넣는지에 대한 과정이 상세하게 담겨있어야 합니다. 직원들을 교육할 때 말로만 설명을 나열하거나 간략한 레시피를 적어주는 것 보다 ‘카페운영매뉴얼’을 이용하여 교육하고, 운영한다면 어느 파트 때에 어떤 직원이 근무하든 일관된 음료 맛과 체계적인 관리가 가능합니다. 매뉴얼을 사용해보지 않은 분들에게는 ‘굳이 저렇게까지 해야해?’라고 생각할 수 있지만, 반복적인 직원교육으로 지치고, 음료 맛이 자주 바뀐다는 고객 불만이 들어온다면 ‘카페운영매뉴얼’이 도움이 될 것입니다. 다음 시간에는 손님응대의 기본, '직원의 올바른 자세'에 대해 알아보도록 하겠습니다!

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글 – 신진희 기자 (jhsin90@coffeetv.org)